パスワードはどこに保存するのが安全？事業でWebサービスを使う人が見直したい管理方法

LINE公式アカウント、L Message、WordPress、Canva、Googleアカウント、予約システムなど、事業でWebサービスを使う機会は年々増えています。

便利になる一方で、避けて通れないのが「パスワード管理」です。

「パスワードはどこに保存するのが安全ですか？」

「メモアプリやExcelで管理していても大丈夫ですか？」

「紙に書いて保管するのと、専用アプリを使うのではどちらがいいですか？」

こうした疑問を持つ方は少なくありません。

特に、事業で使うアカウントは、自分ひとりの問題ではなく、見込客情報や業務データにも関わることがあります。

だからこそ、なんとなく管理するのではなく、「自分に合った安全な方法」を決めておくことが大切です。

この記事では、Webサービスを使う事業者が見直したいパスワード管理の基本について、わかりやすく整理します。

スマホのメモやExcelに保存するのはおすすめしない理由

パスワード管理についてよくあるのが、次のような方法です。

・スマホのメモにまとめて書く
・Excelやスプレッドシートで一覧管理する
・メールやLINEの自分宛てに送る
・紙に書いて机の中に保管する

もちろん、絶対に使ってはいけないとまでは言いません。

ただ、事業で使う重要なアカウントを管理する方法としては、あまりおすすめしません。

理由は、情報が一か所にまとまりすぎたり、第三者に見られたり、うっかり共有してしまったりするリスクがあるからです。

たとえば、スマホのメモにすべてのパスワードを書いていた場合、端末のロックが甘かったり、メモの扱い方によっては、重要な情報がそのまま見えてしまうことがあります。

また、Excelやスプレッドシートは便利ですが、

共有設定のミスや、保存場所の管理が曖昧なまま使っていると、思わぬ形で情報が見える状態になることもあります。

大切なのは、「保存しているかどうか」ではなく、「どう管理されているか」です。

おすすめはパスワード管理アプリを使うこと

現在、もっとも現実的で使いやすい方法は、パスワード管理アプリを使うことです。

パスワード管理アプリを使うと

・パスワードを安全にまとめて保管しやすい
・ログイン時に自動入力しやすい
・複雑なパスワードを作りやすい
・同じパスワードの使い回しを減らしやすい
・複数の端末で確認しやすい

つまり、手間を減らしながら、管理の安全性も高めやすいのが特徴です。

特に、複数のWebサービスを使っている事業者にとっては、「どのサービスのログイン情報がどこにあるのか」が整理されるだけでも大きなメリットがあります。

Mac・iPhoneユーザーなら「パスワード」アプリが使いやすい

MacやiPhoneを使っている方なら、まずはApple純正の「パスワード」アプリを活用するのがおすすめです。

・保存済みパスワードの確認
・Webサイトやアプリへのログイン情報の保存
・ログイン時の自動入力
・強いパスワードの提案
・確認コードの管理
・Wi-Fiパスワードの確認や共有

iPhone、Mac、iPadなどApple製品を複数使っている場合は、同じApple IDで同期しながら管理しやすいのも大きな利点です。

「まず何を使えばいいかわからない」という方は、最初の一歩としてAppleの「パスワード」アプリから始めてみてください。

仕事で使うなら「顧客ごと」ではなく「サービスごと」にする

事業で複数のサービスを使っていると、頭の中で整理が追いつかなくなることがあります。

そんなときは、「誰の案件か」だけで管理するのではなく、「どのサービスのログイン情報か」で整理するのがおすすめです。

たとえば、次のように分けると管理しやすくなります。

・自社WordPress
・LINE公式アカウント
・L Message管理画面
・Canva
・Googleアカウント
・予約システム
・会計ソフト
・外注先共有用の管理情報

案件数が増えてくると、「誰の何のログイン情報だったか」が混ざりやすくなります。

そのため、まずはサービス単位で整理し、必要に応じて案件名や用途を補足する形にしておくと、後から見返したときにもわかりやすくなります。

パスワードをLINEやメールで送らない

意外とやってしまいがちなのが、パスワードをLINEやメールで送ることです。

もちろん、緊急時に一時的に共有しなければならない場面があるかもしれません。

ただし、基本的にはおすすめしません。

なぜなら、メッセージとして残り続けたり、転送されたり、他の情報と一緒に見られてしまったりする可能性があるからです。

特に、Google、Canva、WordPress、Larkなど、複数人で利用する可能性のあるサービスでは、共有の仕方そのものを見直すことが大切です。

「パスワードそのものを送る」のではなく、必要最小限の共有方法を考えることが、リスクを減らす第一歩になります。

まず見直したい重要アカウント

すべてを一度に見直そうとすると大変です。

まずは、事業への影響が大きい優先度の高いものから手をつけてください。

・Appleアカウント
・Googleアカウント
・LINE公式アカウント
・L Message
・WordPress
・Canva
・予約システム
・会計ソフト
・SNSアカウント

特にGoogleアカウントやAppleアカウントは、メール、ファイル、端末、他サービスのログインにも関わることが多いため、最優先で見直しておきたい項目です。

まとめ：パスワード管理も事業運営の一部です

LINE公式アカウント、L Message、WordPress、Canva、Googleアカウント、予約システムなど、事業でWebサービスを使うなら、パスワード管理は避けて通れません。

便利なツールを使うことと、安全に管理することは、セットで考える必要があります。

大切なのは、特別な方法を知っていることではありません。

無理なく続けられる方法を選び、重要なアカウントから順番に整えていくことです。

まずは、

・メモやExcelでの管理を見直す
・パスワード管理アプリを使う
・パスワードの使い回しせず強いパスワードにする
・重要アカウントは2段階認証を設定する
・パスワードを安易に送らない

このあたりから始めるだけでも、管理の不安はかなり減らしやすくなります。

「何を使うか」以上に大切なのは、「どう管理するか」です。

事業でWebサービスを使う人こそ、パスワード管理も仕事の一部として見直してみましょう。